Geldleistung oder Sachbezug – der entscheidende Unterschied
Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:

• zweckgebundene Geldzahlungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
• sog. Geldgutscheine.

Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.

Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide
Voraussetzungen erfüllt sind:

a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern.
Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können.

b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen).
Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B.
Marketplace) einlösbar sind.

Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:

• Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
• ob Barauszahlung möglich war,
• ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.

Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis
 Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim
Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
 Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
 Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
 Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.